Затверджено рішенням зборів 

суддів Святошинського районного

суду  м.Києва 11 вересня 2015 року

(протокол № 11 від 11.09.2015 року)

 

 

ЗАСАДИ 
використання автоматизованої системи документообігу у
Святошинському районному суді міста Києва

 

1. Загальні положення

 

1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Святошинському районному суді м. Києва за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі — АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Святошинському районному суді м. Києва.

 

1.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Святошинському районному суді м.Києва (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07 липня 2015 року № 2453-VI в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12 лютого 2015 року № 192-VIII, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України,  Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25 (далі - Положення).

 

2. Особливості функціонування автоматизованої системи 

 

         2.1.  В Святошинському районному суді м.Києва використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

 

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи Державним підприємством "Інформаційні судові системи" .

 

2.3. Використання АСДС ґрунтуються на принципах :

централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

оперативності  внесення до програми даних;

достовірності внесеної до програми інформації;

захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

відкритості інформації про стан розгляду справ;

відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

 

2.4.  Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, яким надано доступ до АСДС відповідно до їх функціональних обов’язків. 

 

2.5. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних АСДС передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

 

         2.6. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

 

2.7.   Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

 

2.8. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом. 

 

2.9. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично

 

2. Реєстрація справ і матеріалів

 

2.1. Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.

 

 

3. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

3.1. Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ. Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

 В Святошинському районному суді м.Києва запроваджена спеціалізація суддів, а саме:

* спеціалізація з розгляду матеріалів кримінального провадження в порядку, передбаченому Кримінальним процесуальним кодексом України, кримінальних справ в порядку, передбаченому Кримінально-процесуальним кодексом України (1960 р.), а також інших справ та матеріалів, розгляд яких регламентується законодавчими актами в сфері кримінального судочинства, за виключенням подань, клопотань та заяв слідчих органів, які розглядаються суддями з метою реалізації судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні (слідчих суддів) та заяв про відводи (самовідводи);

* спеціалізація з розгляду кримінальних проваджень, зазначених в ч. 10 ст. 31 Кримінального процесуального кодексу України;

         * спеціалізація з розгляду кримінальних проваджень, зазначених в ч. 9 ст. 31 Кримінального процесуального кодексу України;

* спеціалізація з розгляду справ та матеріалів в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими законодавчими актами в сфері цивільного та адміністративного судочинства;

* спеціалізація з розгляду подань, клопотань та заяв слідчих органів, які розглядаються суддями з метою реалізації судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні (слідчі судді);

* спеціалізація суддів по розгляду відводів судді, заявлених на стадії підготовчого та судового розгляду кримінальних проваджень;

* спеціалізація з розгляду справ про адміністративні правопорушення, які розглядаються в порядку, передбаченому Кодексом України про адміністративні правопорушення,

 

3.2.  Збори суддів  Святошинського районного суду  м.Києва  мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, справи в Святошинському районному суді  м.Києва  розподіляються в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості з урахуванням навантаження суддів;

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи  що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення;

справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні в Святошинського районного суду  м.Києва  здійснюється відповідно до графіку чергування суддів.

 

3.3. Збори суддів Святошинського районного суду  м.Києва  мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

 

3.4.  В Святошинському районному суді  м.Києва  визначено коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ суддями, які займають адміністративні посади.

 

3.5. Збори суддів  Святошинського районного суду  м.Києва  мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

 

3.6. Збори суддів  Святошинського районного суду  м.Києва  мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

 

3.7. Збори суддів  Святошинського районного суду  м.Києва  мають право розглядати питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення.

 

3.8. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.18 пункту 2.3 Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Святошинскього районного суду  м.Києва.

 

 

 

 

 

4. Розподіл справ і матеріалів

 

4.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення. У суді може застосовуватися:

4.1.1 автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

4.1.2 пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

4.1.3 розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

4.1.4 повторний автоматизований розподіл судових справ.

 

4.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. Положення.

 

4.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації  суддів, у тому числі  спеціалізації  зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та слідчих суддів, на засадах об'єктивного та неупередженого  їх розподілу між суддями з дотриманням вимог процесуального законодавства та  Положення. 

У разі коли колегіальний розгляд справи передбачено законом і автоматизованою системою визначено головуючого у справі, то формування повного складу колегії здійснюється автоматизовано із числа суддів, уповноважених розглядати матеріали кримінального провадження в порядку, передбаченому Кримінальним процесуальним кодексом України.

 

4.4. Відмова судді від отримання розподіленої  в установленому порядку судової справи не допускається.

 

4.5. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій. 

 

4.6. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює консультант суду з кадрової роботи  (особа, яка виконує обов'язки) перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

4.6.1. Відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «Відпустка», «Відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду (судді, який виконує його обов’язки) про відрядження чи надання відпустки судді.

4.6.2. Відмітка про причини тимчасової відсутності судді «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді керівнику аппарату або консультанту з кадрової роботи, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності. 

4.6.3. Відмітка у  табелі «нарадча  кімната»  проводиться на  підставі  доповідної записки судді, за  погодження голови суду (особи , яка  виконує  його обов'язки). 

4.6.4. Відмітка у  табелі  «адмінбронь»  встановлюється  виключно голові суду  (особі, яка  виконує його обов'язки)  на  підставі   розпорядження голови суду (особи, яка  виконує його обов'язки) щодо участі в  діяльності суддівського та  місцевого самоврядування, або іншій діяльності, що  не пов'язана із здійснення  судочинства.

4.6.5. Відмітка у  табелі  «інше» встановлюється  суддям  суду   на  підставі   розпорядження голови суду (особи, яка  виконує його обов'язки) щодо участі в  діяльності суддівського та  місцевого самоврядування, або іншій діяльності, що  не пов'язана із здійснення  судочинства.

       4.6.6. Відмітка у табелі «згідно з рішенням  зборів» вноситься на  підставі рішення борів суддів.

 

4.7. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 09:30 дня невиходу на роботу повідомити про це керівника апарату суду або консультанта з кадрової роботи.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 1 п. 3.7. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

 

4.8. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

 

4.9. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи раніше визначеному автоматизованою системою головуючому судді відповідно  до Реєстру.

 

4.10. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи. 

 

4.12. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за рішенням зборів суддів, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день,

- відсторонення судді від посади.

 

4.13. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

        у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду)

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді. 

 

5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа (п. 2.3.43 Положення.).

 

5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді   передаються:  

5.2.1. судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

         5.2.2. судові справи про перегляд заочного рішення;

5.2.3. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, зокрема:

- звернення судових рішень до виконання;

- оформлення виконавчого листа, виправлення  помилки в ньому та  виконавчого листа таким, що не  підлягає виконанню;

- видача дубліката виконавчого листа або судового наказу;

- поновлення пропущеного строку для пред'явлення виконавчого документа або виконання;

- мирова  угода  в процесі виконання;

- відстрочка і розстрочка виконання, зміна чи встановлення  способу і  порядку виконання;

- заміна  сторони виконавчого провадження.

5.2.4. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, зокрема:

- оформлення виконавчого листа, виправлення помилки в ньому та визнання виконавчого листа таким, що не  підлягає виконанню;

-  видача дубліката виконавчого листа;

- поновлення пропущеного строку для пред'явлення виконавчого документа до виконання;

- заміна сторони виконавчого провадження;

- судовий контроль за виконанням судових  рішень в адміністративних  справах.

- примирення  сторін у процесі виконання;

- відстрочка і розстрочка виконання, зміна чи встановлення  способу і  порядку виконання судового рішення ( окрім заяв про визнання протиправних рішень, дій чи бездіяльності, вчинених суб'єктом владних повноважень – відповідачем на виконання такої постанови суду  або порушення прав позивача, підтверджених такою  постановою суду);

5.2.5. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, зокрема:

- звернення  судового рішення до виконання;

5.2.6. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення, зокрема:

- вирішення  питань, зв'язаних з  виконання  постанови.

5.2.7. клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;

5.2.8.  матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу;

5.2.9. судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

5.2.10. судові справи про адміністративні правопорушення, що надійшли  до суду після дооформлення;

5.2.11. зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

5.2.12. заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

5.2.13. заяви про відновлення втраченого судового провадження;

5.2.14.  заяви про забезпечення позову, доказів;

 

5.3. У  разі  відсутності   раніше визначеного в  судовій  справі головуючого судді,  у  випадках  передбачених пункті 4.13. Засад на  термін такі судові справи та матеріали передаються  передаються в перший робочий день судді (виходу на роботу після відсутності з причин, передбачених п.2.3.3. Положення  та п. 4.13. Засад). В разі припинення повноваженнь судді,  у випадках передбачених п.2.3.44 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

 

5.4. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6 Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

 

5.5.   Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, та додається до матеріалів судової справи. 

 

6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

6.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється відповідно до вимог законодавства з дотриманням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45, та цих Засад.

 

 

 7. Слідчі судді

 

7.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються зборами суддів строком на 3 роки.

 

7.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням графіку їх чергування.

8. Коефіцієнт форми участі

 

8.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

 

9. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

 

9.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи помічником судді та/або секретарем судового засідання.

Направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень здійснюється за електронним цифровим підписом судді, під головуванням якого винесено судове рішення.

 

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

10. Керівник апарату суду

 

10.1. Керівник апарату суду на вимогу голови суду звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

 

10.2 Керівник апарату на вимогу голови суду надає інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду.

 

11. Відповідальність

 

11.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

 

12. Знеструмлення електромережі суду

 

12.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

 

12.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

 

12.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

 

12.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

13. Прикінцеві положення

 

13.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу  Святошинського районного суду м.Києва  затверджуються зборами суддів і набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів  суду та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

13.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Святошинського районного суду м.Києва, збори суддів суду  новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої  системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.